Mỗi mùa Tết, bộ phận mua hàng thường đứng giữa hai lựa chọn: một nhà cung cấp rẻ hơn 15% nhưng chứng từ lỏng lẻo, và một nhà cung cấp đắt hơn nhưng đủ giấy tờ. Bài toán này nhìn thì là bài toán giá, thực ra là bài toán thuế.

Vì sao chứng từ quyết định giá thật

Chi phí quà tặng cho khách hàng và nhân viên chỉ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu có đủ hoá đơn, chứng từ hợp lệ. Thiếu chứng từ, khoản chi vẫn phải trả tiền nhưng không được trừ, và phần thuế phải nộp thêm thường lớn hơn khoản tiết kiệm được lúc mua.

Ngoài ra, hoá đơn GTGT đầu vào hợp lệ còn liên quan tới việc khấu trừ thuế GTGT. Với đơn hàng vài trăm triệu, chênh lệch là con số thật chứ không nhỏ.

Lưu ý: quy định thuế thay đổi theo thời kỳ và tuỳ trường hợp cụ thể. Phần trên chỉ là định hướng chung — anh/chị nên xác nhận lại với kế toán trưởng hoặc đơn vị tư vấn thuế của công ty trước khi chốt phương án.

Danh sách cần yêu cầu từ nhà cung cấp

Khi làm việc với bất kỳ nhà cung cấp quà Tết nào, nên hỏi đủ những thứ sau ngay từ lúc báo giá, chứ không đợi tới lúc nhận hàng:

• Hoá đơn GTGT ghi đúng tên, mã số thuế, địa chỉ công ty
• Hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng có xác nhận hai bên
• Biên bản giao nhận có chữ ký và dấu
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (hoá đơn từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ)
• Chứng từ nguồn gốc của từng mặt hàng trong hộp
• Hồ sơ an toàn thực phẩm với các món ăn được, uống được
• Tờ khai hải quan hoặc chứng từ nhập khẩu với hàng nhập

Hai điểm hay bị bỏ sót

Thứ nhất: hàng nhập khẩu trong hộp. Một hộp quà có thể gồm năm sáu món từ nhiều nguồn. Nếu nhà cung cấp gom hàng trôi nổi, họ xuất được hoá đơn cho dịch vụ đóng gói nhưng không chứng minh được nguồn gốc từng món. Khi thanh tra hỏi tới, công ty mua là bên phải giải trình.

Đây là lý do nên ưu tiên đơn vị nhập khẩu trực tiếp hoặc mua trực tiếp từ nhà sản xuất, thay vì đơn vị chỉ làm khâu gói.

Thứ hai: quà cho nhân viên. Quà Tết cho người lao động có cách xử lý khác với quà cho khách hàng, và có thể liên quan tới thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân tuỳ hình thức và giá trị. Nên thống nhất với kế toán ngay từ khi lên phương án, không để tới lúc quyết toán.

Nên hỏi gì trong lần trao đổi đầu tiên

Ba câu này lọc được phần lớn rủi ro:

• Công ty xuất hoá đơn GTGT cho toàn bộ giá trị đơn hàng chứ?
• Hàng nhập khẩu trong hộp có chứng từ nhập khẩu không, bên mình có được xem không?
• Đóng gói tại xưởng của công ty hay thuê ngoài?

Câu thứ ba quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Đơn vị thuê ngoài khâu đóng gói thời vụ thường là đơn vị khó kiểm soát nhất về cả chất lượng lẫn giấy tờ.

Về phía Trao Lộc

Chúng tôi nhập trực tiếp từ nhà sản xuất và thương hiệu, đóng gói tại xưởng riêng 3.000 m² chứ không thuê ngoài thời vụ, xuất đủ hoá đơn GTGT, chứng từ nguồn gốc và hồ sơ an toàn thực phẩm cho toàn bộ đơn hàng.

Nếu công ty cần bộ hồ sơ mẫu để kế toán xem trước khi quyết định, anh/chị để lại thông tin, chúng tôi gửi trong ngày.